Что такое электронная транспортная накладная?
Транспортная накладная – это документ, который оформляется в процессе транспортировки. Его основная задача — подтвердить заключение договора перевозки груза. С недавних пор появилась законная возможность оформлять транспортную накладную в электронном виде (ЭТрН).
О внедрении ЭТрН в России заговорили еще в 2018 году. Тогда отдельные компании начали самостоятельно тестировать обмен электронными документами. Однако закон предусматривал оформление транспортной накладной только на бумаге. В 2020 году Минтранс провел первый масштабный эксперимент применения ЭТрН и электронных путевых листов на территории Москвы, Татарстана, Московской, Калужской, Рязанской областей и Краснодарского края.
В эксперименте приняли участие владельцы грузов, логистические компании и операторы электронного документооборота (ЭДО). После этого регулятор подготовил новые Правила перевозки грузов автотранспортом, из которых можно было узнать определения электронных перевозочных документов и как их оформлять.
За этими изменениями последовали новые: вносились дополнения в Устав автомобильного транспорта, вновь корректировались Правила перевозки грузов, принимались подзаконные акты для утверждения электронных форматов перевозочных документов. В итоге реальная возможность оформить ЭТрН у участников рынка появилась в конце сентября 2022 года.
Сейчас, в мае 2023 года, участники рынка логистики уже могут оформить в электронном формате большой перечень документов: помимо транспортной накладной, к ним добавились заказ-наряд, сопроводительная ведомость, договор фрахтования, путевой лист, заказ и заявка.
Как устроено подписание транспортной накладной в ЭДО?
Формат ЭТрН определяется приказом Федеральной налоговой службы. Остановимся на ключевых моментах этого обширного документа.
ЭТрН состоит из четырех файлов обмена с информацией:
1 грузоотправителя, где он указывает сведения об участниках перевозки, о грузе и сопроводительных документах на него, о транспорте и водителе, а также обстоятельства предъявления груза к перевозке и непосредственно самой погрузки;
2 перевозчика о приеме груза к транспортировке;
3 грузополучателя, где он отражает обстоятельства приемки груза;
4 перевозчика, на этот раз о выдаче груза грузополучателю.
В зависимости от ситуации, ЭТрН может включать дополнительные файлы, в которых указываются обстоятельства переадресовки, замены водителя или автомобиля, изменения финансового состояния перевозчика и грузоотправителя после окончания перевозки. Последнее нужно, когда транспортная накладная используется одновременно в качестве первичного учетного документа, если участники не составляют привычный акт выполненных работ, а заполняют раздел 12 ЭТрН «Стоимость перевозки».
Все файлы должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), при этом водитель на погрузке и выгрузке может проставить простую электронную подпись (ПЭП), а уполномоченный представитель перевозчика потом усиливает и подтверждает ее своей УКЭП. В ближайших планах Минтранса предоставить физическим лицам возможность подписывать накладную с помощью УНЭП – усиленной неквалифицированной подписи через приложение «Госключ».
Сам процесс оформления транспортной накладной в ЭДО выглядит следующим образом:
1) грузоотправитель создает транспортную накладную в системе оператора ЭДО или в своей учетной системе, если она интегрирована с оператором. Затем подписывает ее со своей стороны, передает груз водителю и отправляет ЭТрН на подписание транспортной компании;
2) водитель, авторизовавшись в мобильном приложении или на сайте оператора ЭДО, подтверждает прием груза к перевозке, и отправляется в рейс;
3) после доставки грузополучатель фиксирует факт приемки груза и ставит свою подпись в ЭТрН;
4) водитель отмечает передачу груза грузополучателю, и ЭТрН уходит на подписание уполномоченному представителю перевозчика для проставления УКЭП.
Вся информация об оформлении транспортных накладных передается операторами в ГИС ЭПД – государственную информационную систему электронных перевозочных документов, к которой имеют доступ контролирующие органы: ФНС, ФСБ, ФТС, Минтранс, МВД России, Правительство РФ и другие.
Это особенно важно при взаимодействии с ГИБДД, так как во время рейса они могут проверять транспортные документы на груз. Водителю желательно заранее загрузить на мобильное устройство файл с динамическим QR-кодом , чтобы предъявить его инспектору даже без интернета. Сотрудник ГИБДД, сканирует код и получает доступ к сведениям электронной транспортной накладной, хранящимся в ГИС ЭПД.
Резюмируем
Мы рассказали о том, что такое электронная транспортная накладная. Объяснили, как устроен процесс подписания ЭТрН, и где ее место в электронном документообороте. А также объяснили, почему водителю важно заранее загрузить на смартфон динамический QR-код, если он везет груз по ЭТрН.
В следующей статье мы расскажем о том, почему внедрять ЭТрН — это хорошо. А также о положительных кейсах Monopoly.Online и партнеров.
