Какие плюсы от внедрения ЭТрН?
Чаще всего говорят о сокращении расходов на бумагу. Но это не основное преимущество.
С помощью оформления перевозочных документов «в цифре» можно решить много проблем:
- снизить количество ошибок, возникающих при обработке документов человеком;
- увеличить скорость обмена документами, и, как следствие, – скорость оборота денег. Для транспортной отрасли это особенно важно. В среднем отсрочки оплаты у крупных заказчиков составляют 30, 60 и даже 90 дней от даты предоставления полного комплекта документов по перевозке. На сбор и пересылку бумаг уходит до месяца. С ЭТрН не нужно брать в расчет время на почтовые отправления;
- не выделять огромные пространства под хранение архива бумажных документов;
исчезает риск потерять накладную: она хранится одновременно системе оператора (а то и нескольких операторов) и в ГИС ЭПД, и к ней всегда есть доступ у всех участников перевозки; - упрощается взаимодействия с контролирующими органами. Ведь за счет прозрачности документооборота проверяющие лица могут самостоятельно находить нужные им документы и не отнимать время у компании. А еще это способствует обелению рынка.
Наш опыт тестирования ЭТрН
ГК «Монополия» начала подготовку к переходу на электронные транспортные накладные в 2022 году вместе с нашими партнерами – крупными грузовладельцами. За 2022 год удалось провести в ЭДО более тысячи накладных, при этом одновременно составлялся бумажный комплект товаросопроводительных документов. Мы пошли на такой шаг сознательно. Такой подход позволяет всем участникам протестировать электронный обмен без ущерба налаженной работе компаний.
В процессе возникает много нюансов и внештатных ситуаций: например, иногда документы в систему оператора не загружаются, и приходится информировать заказчика, что нужно создать ЭТрН повторно. А бывает, что документы, наоборот, дублируются тогда приходится один комплект удалять.
Иногда трудности возникают с неожиданной стороны, например, водитель отказывается подписывать электронную транспортную накладную и едет как раньше — только с бумажным комплектом. На основании собранной статистики постоянно проводятся доработки и улучшения.
Совсем недавно эксперты Monopoly.Online приняли участие в проверке программного обеспечения ГИБДД для чтения QR-кодов. Рейс из Калужской области в Новосибирскую длился с 16 по 23 марта. В итоге авторизация водителя в сервисе оператора ЭДО и подписание транспортной накладной после погрузки прошли без проблем, первая проверка QR-кода — тоже.
Но спустя несколько часов начались сложности: слабый интернет, не загружался код, что-то не открывалось. Кураторам проекта долгое время не удавалось узнать, на каком шаге возникают трудности. Тогда решено было направить водителя в ближайший к нему офис компании. Он оказался в Омске. Оттуда организовали видео–звонок, вместе прошли все этапы и успешно скачали файл с QR-кодом. До точки назначения водитель добрался вовремя.
Только за последние 2,5 дня рейса зафиксировали семь проверок ЭТрН, но гораздо больше осталось не отмеченными, потому что считать начали не сразу. В сложные моменты, когда не было интернета, а водитель плохо ориентировался в процессе, подстраховывал бумажный комплект документов и коллеги, ответственные за перевозку и внедрение ЭТрН: тестирование новых сервисов происходит во время реальных перевозок, поэтому тут необходима слаженная командная работа.
Сейчас эксперимент продолжается, с некоторыми грузовладельцами начинаем тестировать обмен другими документами, например, электронной экспедиторской распиской. В планах компании – создать удобный сервис для подписания электронных транспортных накладных на платформе Monopoly.Online.
Как организовать переход на ЭТрН?
Пока использование электронных перевозочных документов происходит по желанию, но Минтранс уже неоднократно анонсировал планы по переходу на обязательный режим использования ЭТрН. В СМИ можно встретить информацию о сроке принудительного перехода с 2024 года, однако соответствующие нормативные акты еще не приняты. Поэтому можно подготовится и перейти на ЭДО в спокойном режиме.
Что для этого нужно?
1) заключить договор с оператором ЭПД. Важно: оператор должен числится в реестре Минтранса;
2) оформить МЧД – машиночитаемую доверенность и УКЭП для сотрудников, которые будут подписывать ЭТрН. Если накладные будет подписывать тот, кто имеет право действовать от имени компании без доверенности (обычно – директор), то оформлять МЧД не нужно. До 31 августа 2023 года можно использовать УКЭП, выданные на физическое лицо — сотрудника организации, без оформления МЧД;
3) закупить смартфоны для водителей;
4) провести обучение сотрудников, принимающих участие в документальном оформлении перевозки.
Резюмируем
Внедрение электронной транспортной накладной — часть общего тренда на цифровизацию и переход на электронный документооборот, который государство активно поддерживает и развивает. Поэтому с большой долей вероятности можно утверждать, что обязательное применение ЭТрН — это вопрос времени.
Пока эта идея не до конца принята участниками рынка, но полезнее увидеть в этих изменениях плюсы для себя и постараться извлечь из них выгоду, чем держаться за старое и привычное. Крупные транспортные компании и грузовладельцы уже вовсю перестраивают внутренние процессы, тестирует новые форматы документы и обучают сотрудников. Чтобы сохранить свою долю рынка перевозчикам со средним и небольшим парком, важно не отставать от них.
А вы уже начали переход на электронные перевозочные документы? Считаете это полезным решением? Поделитесь своим опытом в комментариях.
